Archieven (zelfst.naamw.): Documenten, ongeacht hun datum, vorm en materiële drager, opgesteld of ontvangen door iedere natuurlijke of rechtspersoon, en door iedere dienst of overheids- of privé-instelling, bij het uitoefenen van hun activiteiten.
Archiefbeheer
Een van de grootste problemen die opduiken wanneer men over archieven spreekt, is de moeilijkheid om documenten terug te vinden. Moet men wachten tot men in een geschil is verwikkeld om het beheer van zijn documenten bij te houden? Bovendien zorgt de informatisering voor een veelvoud aan digitale documenten, waardoor het moeilijker wordt om ze gemakkelijk terug te vinden op computerservers.
Kostenbeheer
Onze ervaring leert ons dat het archiefvolume beter geleidelijk wordt beheerd. Het aandeel van de behandeling en van het logistieke aspect in het project gaat immers groter zijn naarmate het volume van het archief toeneemt. Vanuit informaticastandpunt zorgen regelmatig sorteren en een beheer van de gebruikte ruimte op de servers ervoor dat de kosten voor de computerback-ups onder controle kunnen worden gehouden.
Ruimtebeheer
Het is onmogelijk om documenten terug te vinden in uitpuilende archiefkasten. Door archieven regelmatig te sorteren krijgt men een optimaal beheer van de archiefruimte, maar ook van de ruimte voor andere administratieve activiteiten.
Kennis en knowhow
Gemeenten en OCMW’s moeten verschillende taken vervullen die rechtstreeks betrekking hebben op de burger. Het beheer van papieren archieven en elektronische documenten komt ter sprake wanneer we het over een transparante administratie hebben. Daarom blijven wij onze kennis, knowhow en ons netwerk ten dienste stellen van de lokale overheden, door onze activiteiten uit te breiden tot archivering en het elektronisch beheer van documenten.
- Geïntegreerd
Klasseren van documenten volgens een door de administratie goedgekeurd plan | Naleven van de richtlijnen van het Rijksarchief | Opstellen van lijsten van documenten die moeten worden vernietigd | Opzoeken van onzekere bewaringstermijnen | Logistiek beheer van de werf | Integratie van papieren en elektronische stromen | Onderhoud van een professioneel netwerk
- Flexibel
Aanpassing van het klassementsplan | Overeenstemmingstabel naar een nieuw klassementsplan | Werk ter plaatse | Samenwerking met alle softwareleveranciers | Uitvoering van projecten door onze teams of het personeel van de administratie
- Duurzaam
Belang van opleiding | Kennisoverdracht | Voorbereiding van de inventaris voor toekomstig hergebruik | Materiaalkeuze met het oog op bewaring | Rekening houden met de duurzaamheid voor elektronische archieven
